Werk- und Honorarverträge

Sofern es sich beim Auftragnehmer / bei der Auftragnehmerin um ein auf dem Markt agierendes Unternehmen (Firma) handelt (Hinweise geben Bezeichnung, Rechtsform, Auftreten etc.) ist ausschließlich das Sachgebiet Beschaffung der Abteilung Finanzen und Controlling für den Abschluss eines Werk- oder Honorarvertrages zuständig. Bitte senden Sie in diesem Fall eine Anforderung mit den üblichen Angaben an das Sachgebiet Beschaffung der Abteilung Finanzen und Controlling. Hinweis: Die nachfolgenden Ausführungen sind in diesem Fall für Sie nicht relevant.

Die Abgrenzung zwischen Werkvertrag und einem Dienstvertrag in Form eines Arbeitsvertrages ist wichtig, weil mit dem Werkvertrag lediglich die Steuerpflicht, mit dem Arbeitsvertrag aber außerdem in der Regel auch die Sozialversicherungspflicht begründet wird. Beim Dienstvertrag (Arbeitsvertrag) ist das Arbeitsziel in der Regel noch unbestimmt oder beim Vertragsabschluss noch nicht übersehbar. Der Arbeitnehmer / die Arbeitsnehmerin schuldet allein die Arbeit, nicht den Erfolg. Beim Werkvertragnehmer*in ist dies anders. Er / Sie erhält das vereinbarte Entgelt nur, wenn er / sie das konkrete Arbeitsergebnis, das Werk, entsprechend dem geschlossenen Werkvertrag abliefert - ohne Rücksicht auf den tatsächlichen (Arbeits-)Aufwand. Maßgebend ist also nicht der Einsatz, sondern einzig und allein der Erfolg. Eine weitere Abgrenzung ergibt sich auch aus dem Steuerrecht. Hier spricht gegen einen Werkvertrag und für ein Arbeitsverhältnis (als Unterform des Dienstvertrages), wenn die vertraglich gebundene Person unter der Leitung bzw. Weisung des Arbeitgebers steht und / oder in die Organisation des Arbeitgebers eingebunden ist.

Falls ein Arbeitsvertrag auszuschließen ist, eine selbstständige Leistung vorliegt und ein konkreter Erfolg nicht Gegenstand des Vertrages sein kann, ist der Abschluss eines selbstständigen Dienstvertrages (in der Regel ein Honorarvertrag) zu beantragen. Dies kommt jedoch nur dann in Frage, wenn aufgrund der Art der zu erbringenden Leistung die Erteilung eines Lehrauftrages ausgeschlossen ist. Honorarverträge dürfen nicht anstelle von Lehraufträgen vergeben werden. Ausnahmen sind möglich, soweit die Finanzierung aus nicht-öffentlichen Drittmitteln erfolgt.

Der Werk- oder Honorarvertragsnehmer*in hat - im Gegensatz zum Arbeitnehmer*in - keinen Anspruch auf Sozialleistungen wie Urlaub, Krankengeld, Beihilfen und muss das Werk in eigenen Räumen und mit eigenen Hilfsmitteln herstellen. Das aus Werk- oder Honorarverträgen erzielte Entgelt unterliegt weder der Lohnsteuer noch der Sozialversicherung, sondern der Einkommens- und ggf. der Umsatzsteuer. Aus diesem Grund muss die Universität hier jederzeit durch entsprechende Dokumentation belegen können, dass sie auf diese Weise weder gegen ihre steuerlichen, noch gegen ihre sozialversicherungsrechtlichen Pflichten (Scheinselbständigkeit) verstößt. 

Scheinselbständigkeit liegt dann vor, wenn die Universität verpflichtet ist, Sozialversicherungsbeiträge abzuführen, weil eine Beschäftigung im Sinne von § 7 Abs. 1 SGB VI vorliegt, diese Pflicht aber durch Abschluss eines Werk- oder Honorarvertrages umgeht.

Der Gesetzgeber stellt mit § 7 SGB IV fünf Vermutungskriterien bereit. Bei einer erwerbsmäßig tätigen Person, die ihre Mitwirkungspflichten nach § 206 SGB V oder § 196 Abs. 1 SGB VI nicht erfüllt, wird vermutet, dass sie dann (abhängig) beschäftigt ist und somit kein Werkvertrag möglich ist, wenn mindestens drei der fünf folgenden Merkmale vorliegen:

1. Der / Die „Selbstständige“ beschäftigt in der Regel keine/n versicherungspflichtige/n Arbeitnehmer/in, dessen/deren Arbeitsentgelt regelmäßig über 400,00 EUR monatlich liegt.
2. Der / Die „Selbstständige“ ist auf Dauer und im Wesentlichen nur für einen Auftraggeber tätig.
3. Der Auftraggeber lässt Arbeiten, die er dem / der „Selbstständigen“ übertragen hat, normalerweise durch von ihm beschäftigte Arbeitnehmer/innen errichten.          
4. Die Tätigkeit des / der „Selbstständigen“ lässt typische Merkmale unternehmerischen Handelns nicht erkennen (z. B. Unternehmerrisiko, Gestaltung der Geschäftsbeziehungen, Arbeitszeit und Arbeitsinhalte im eigenem Ermessen, Unterhalt einer eigenen Betriebsstätte, keine Einbindung in die Organisation des Auftraggebers).      
5. Die Tätigkeit des / der „Selbstständigen“ entspricht dem äußeren Erscheinungsbild nach der Beschäftigung, die er / sie zuvor für den Auftraggeber als Arbeitnehmer/in ausgeübt hat.          

Zum Nachweis, dass keine Beschäftigung im Sinne von § 7 Abs. 1 SGB VI vorliegt, ist deshalb eine entsprechende Erklärung im Antragsformular abzugeben. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Herrn Tille (Enrico.Tille@uni-konstanz.de) in der Abteilung Personal und Recht.

Werk- und Honorarverträge mit Bediensteten der Universität Konstanz kommen gemäß § 57 LHO grundsätzlich nicht in Betracht. In besonders zu begründenden Fällen kann die Abteilung Personal und Recht auf Antrag (zusammen mit dem Antrag auf Genehmigung der Nebentätigkeit) hiervon Ausnahmen zulassen. Hierbei sollte das Bruttoentgelt einen Betrag von 1.000 € nicht übersteigen. Außerdem muss die Vertragsleistung eindeutig vom dienstlichen Aufgabenbereich des Bediensteten abzugrenzen sein. Außerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit können Leistungen, die zur arbeitsvertraglichen Haupttätigkeit gehören, nur im Rahmen von Überstunden bzw. Mehrarbeitsstunden erbracht werden.

Der Abschluss von Werk- oder Honorarverträgen mit Bediensteten der Universität kann außerdem nur dann in Frage kommen, wenn vor Abschluss des Vertrages durch die Abteilung Personal und Recht festgestellt wurde, dass die Leistung als Nebentätigkeit der / des Bediensteten bedenkenfrei ist. Bedienstete der Universität sind auch studentische Hilfskräfte und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Lehre und Forschung und in Drittmittelprojekten.

Bei anderen Landesbediensteten muss vor Abschluss des Werk- oder Honorarvertrages die Zustimmung der jeweiligen Beschäftigungsdienststelle vorliegen. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Frau Braeuer in der Abteilung Personal und Recht.

Die Universität ist gemäß § 7 LHO bei all ihren Aktivitäten an die Grundsätze von Wirtschaft-lichkeit und Sparsamkeit gebunden. Aus diesem Grund sind Angemessenheit und Notwendigkeit jeder zu beschaffenden Sache / Leistung zu begründen. Dies gilt auch bei Drittmittelprojekten. Gerade öffentliche Drittmittelgeber achten bei Prüfungen sehr genau auf die Begründungen.

In besonderer Weise ist zu hinterfragen und zu begründen, ob ein Werk- und Honorarvertrag ausgestellt werden kann, wenn die entsprechende Leistung grundsätzlich auch durch Bedienstete der Universität (durch die eigenen Mitarbeiter/innen oder z. B. auch in hierfür eigens bereitstehenden Servicebereichen wie Werkstatt, Grafikwerkstatt, etc.) bereitgestellt werden könnte.

Neben der Begründung von Angemessenheit und Notwendigkeit der Leistung ist hier z. B. die Erklärung des jeweiligen Servicebereiches (E-Mail reicht) beizulegen, dass die entsprechende Leistung in der erforderlichen Menge, Zeit oder Qualität nicht geleistet werden kann.

Für die Erstellung des Werkes muss immer eine Gesamtvergütung vereinbart werden. Das schließt nicht aus, dass Teilvergütungen gezahlt werden, sofern die geschuldete Leistung in mehreren Teilabschnitten erbracht werden soll. Die Angabe eines monatlichen oder auf sonstige Zeiträume bezogenen Pauschalhonorars ist jedoch unzulässig (Indiz für einen Dienstvertrag).

Für die Auszahlung nach Abnahme des Werkes / einer Teilleistung ist eine Erklärung über die sachliche Richtigkeit durch die Projektleiterin / den Projektleiter vorzulegen.

Entgelte für Honorar- oder Werkverträge sind haushaltsrechtlich keine Personalkosten. Der Abschluss eines Werk- oder Honorarvertrages kommt nur in Betracht, wenn entsprechende Sachmittel zur Verfügung stehen. Auf dem Antrag ist deshalb die genaue Kostenstelle anzugeben.

Bei der Finanzierung aus Drittmitteln ist grundsätzlich zu klären, ob der Drittmittelgeber die Finanzierung von Werk- oder Honorarverträgen erlaubt. Bitte wenden Sie sich hierzu oder auch zur Frage, ob eine Umwidmung von Personal- in Sachmittel erforderlich / möglich ist, direkt an Ihre Drittmittelsachbearbeiterin oder Ihren Drittmittelsachbearbeiter.

Leistungen sind in der Regel im Wettbewerb zu vergeben. Dies ist nicht nur eine gesetzliche Anforderung an die Universität als öffentliche Einrichtung, dies wird auch im Rahmen von Drittmittelprojekten stets sehr sorgfältig durch die Geldgeber geprüft. Werk- oder Honorarverträge bilden hier keine Ausnahme.

Der Festsetzung des Werk- oder Honorarvertragsentgeltes muss daher eine nachvollziehbare Preisermittlung vorausgehen. Orientierung ist der ortsübliche Marktpreis. Ab einer Vertragssumme von 1.000 € (inkl. USt.) ist ein Vergleichsangebot vorzulegen, ab einem Volumen von 1.500 € sind zwei Vergleichsangebote vorzulegen. Ab 5.000 € ist ein kurzer begründender Vermerk zu erstellen.

Ausnahmen sind nur möglich, sofern schlüssig und nachprüfbar begründet ist, dass die erforderlich Leistung ausschließlich durch den Auftragnehmer / die Auftragnehmerin erbracht werden kann.

Zuständig für die korrekte Abführung von Steuern und Sozialabgaben ist der Werk- oder Honorarvertragnehmer. Einkommenssteuer ist i.d.R. immer zu entrichten. Die Universität Konstanz ist verpflichtet, dem Finanzamt zur steuerlichen Erfassung eine Mitteilung über gezahlte Werk- und Honorarvertragsvergütungen zu übermitteln.

Gemäß § 1 (1) Nr. 1 UStG ist grundsätzlich auch von Umsatzsteuer auszugehen. Daher muss der/die Auftragnehmer/in innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung ausstellen, die den Anforderungen des § 14 (4) UStG entspricht. Hierzu gehört auch, dass der / die Auftragnehmende seine / ihre Steuernummer mitteilen muss, die ggf. beim zuständigen Finanzamt zu beantragen ist. Ausnahmen von der Umsatzsteuerpflicht sind möglich, sofern der / die Auftragnehmende beim zuständigen Finanzamt erfolgreich die Kleinunternehmerregelung gemäß §19 UStG beantragt hat. In diesem Fall darf jedoch auch keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausgewiesen werden! Sonst entsteht hierdurch auch die Pflicht zur Steuerabführung.

Verträge mit ausländischen Auftragnehmern / Auftragnehmerinnen sind grundsätzlich stets USt-pflichtig. Die Kleinunternehmerregelung gilt hierbei nicht! (§ 13b Abs. 5 UStG). Dies bedeutet, dass die Universität Konstanz die USt abführen muss. Eine Ausnahme liegt nur dann vor, wenn der Auftragnehmern / Auftragnehmerinnen durch eine Bescheinigung seines Finanzamts (in Deutschland) nachweist, dass er kein im Ausland ansässiger Unternehmer ist. Damit die USt nicht doppelt abgeführt wird, darf der ausländische Auftragnehmer nur eine Netto-Rechnung vorlegen (d.h. eine Rechnung ohne Ausweis der geschuldeten Steuer).

Gemäß § 4 Nr. 21 b UStG unterliegen außerdem unmittelbar dem Schul- und Bildungszweck dienenden Unterrichtsleistungen selbständiger Lehrer an Hochschulen nicht der Umsatzsteuer. D.h. Gastvorträge sind z. B. grundsätzlich steuerfrei. Sofern Sie unsicher sind, ob diese Regelung für Sie in Frage kommt, wenden Sie sich bitte an die Servicestelle Steuer, Frau Josic, der Abteilung Finanzen und Controlling.

Damit der Vertrag rechtzeitig erstellt und abgeschlossen werden kann, muss das Antragsformular auf Erstellung eines Werk- oder Honorarvertrages  mindestens 14 Tage vor Beginn der Vertragsleistung vollständig ausgefüllt und mit ggf. erforderlichen Anlagen bei der Abteilung Finanzen und Controlling vorliegen. Falls vor Genehmigung und Erstellung des Vertrages mit den Tätigkeiten begonnen wird, können Regressansprüche gegenüber dem jeweiligen Verantwortlichen entstehen, falls der Abschluss des beantragten Vertrages nicht möglich sein sollte.

Bitte beachten Sie, dass die Erstellung und Unterzeichnung von Werk- und Honorarverträgen ausschließlich durch die Abteilung Finanzen und Controlling erfolgen darf. Gerne können Sie dem Antragsformular jedoch bereits einen Vertragsentwurf auf Grundlage des Musters beilegen und zugleich per E-Mail an den / die zuständige Bearbeiter/in senden. Die Vertragsmuster für Werk- oder Honorarvertrag finden Sie auf der Internetseite der Abteilung Finanzen und Controlling.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige Sachbearbeiterin / Ihren zuständigen Sachbearbeiter im Sachgebiet Drittmittelverwaltung, falls Sie einen Vertrag aus Drittmitteln finanzieren möchten oder an Frau Karrer, sofern die Finanzierung aus Haushaltsmitteln erfolgen soll.