Eine Schwangerschaft melden

Leitfaden für Schwangere

Ich bin schwanger / stille mein Kind - 
wie kann ich arbeitsplatzspezifische Gefährdungen vermeiden?

Ihr ungeborenes bzw. neugeborenes Kind genießt einen besonderen Schutz. Die Universität Konstanz als Ihre Arbeitgeberin hat gemäß Mutterschutzgesetz die Pflicht, für diesen Schutz zu sorgen. Deshalb kann es erforderlich sein, dass Sie bestimmte Tätigkeiten während der Schwangerschaft und danach während der Stillzeit nicht mehr ausüben dürfen.

Ob dies so ist, wird durch eine sog. Gefährdungsbeurteilung ermittelt, welche von Ihrem direkten Vorgesetzten idealerweise bereits erstellt wurde.

Zunächst liegt es aber in Ihrer Verantwortung, die Schwangerschaft zu melden. Zu Ihrer Unterstützung sind verschiedene Stellen und Personen in den Prozess eingebunden. Das ist auch gut so, denn es geht um Ihr Wohlbefinden und um das Ihres Kindes.

Schritt für Schritt

Schritt 1: Meldung an die Personalabteilung

Unabhängig davon mit wem Sie bereits über Ihre Schwangerschaft gesprochen haben: Bitte teilen Sie diese auf jeden Fall schnellstmöglich der Personalabteilung bzw. der für Ihren Bereich zuständigen Ansprechperson aus der Personalabteilung mit. Gerne telefonisch oder per E-Mail.

Nun bekommen Sie Post von der Personalabteilung: U.a. ein „Merkblatt für werdende und stillende Mütter“  mit wichtigen Informationen rund um den Mutterschutz. Diese enthalten auch Angaben zu eventuellen Beschäftigungsbeschränkungen. Ihr(e) direkte(r) Vorgesetzte(r) erhält ein Meldeformular des Regierungspräsidiums.

Schritt 2: Ausfüllen des Meldeformulars

Ihr(e) Vorgesetzte(r) überprüft die Gefährdungsbeurteilung und konkretisiert diese für Ihren Arbeitsplatz. Anschließend wird zusammen mit Ihnen das Meldeformular des Regierungspräsidiums ausgefüllt.

Im Meldeformular müssen wichtige Angaben zu Ihrem Arbeitsplatz und den Arbeitsbedingungen gemacht und u.a. auch Informationen aus der Gefährdungsbeurteilung übertragen werden.

Schritt 3: Weiterleitung des Meldeformulars

Ihr(e) Vorgesetzte(r) leitet das fertig ausgefüllte und unterzeichnete Formular an die Personalabteilung weiter. Für Sie ist nun nichts weiter zu veranlassen.

Die Personalabteilung sendet den Meldebogen an das Regierungspräsidium, das als Aufsichtsbehörde zuständig ist.

Leitfaden für Vorgesetzte

Meine Mitarbeiterin ist schwanger / stillt ihr Kind –
wie beuge ich arbeitsplatzspezifischen Gefährdungen vor?

Das ungeborene bzw. neugeborene Kind Ihrer Mitarbeiterin genießt einen besonderen Schutz. Die Universität Konstanz als Arbeitgeberin und Sie als Vorgesetzte(r) haben gemäß Mutterschutzgesetz die Pflicht, für diesen Schutz zu sorgen. Deshalb kann es erforderlich sein, dass bestimmte Tätigkeiten während der Schwangerschaft und danach während der Stillzeit nicht mehr ausgeübt werden dürfen.

Ob dies so ist, wird durch die sog. Gefährdungsbeurteilung ermittelt, welche Sie als direkte(r) Vorgesetzte(r) für die Arbeitsplätze in Ihrem Bereich idealerweise bereits erstellt haben. Falls nicht, finden Sie entsprechende Formulare und Hilfestellungen auf der Internetseite der Arbeitssicherheit.

Zunächst liegt es aber in der Verantwortung Ihrer Mitarbeiterin, die Schwangerschaft zu melden. Zu Ihrer Unterstützung und der Ihrer Mitarbeiterin sind verschiedene Stellen und Personen in den Prozess eingebunden. Das ist auch gut so, denn es geht um das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiterin und um das ihres Kindes.

Schritt für Schritt

Schritt 1: Sofort nach Kenntnis von der Schwangerschaft Schutzmaßnahmen treffen

Sobald Sie von der  Schwangerschaft Ihrer Mitarbeiterin Kenntnis erlangen, sind spezielle Maßnahmen zum Schutz des ungeborenen Kindes erforderlich und zwar unabhängig vom weiteren Meldeprozess. Die Maßnahmen ergeben sich aus der Gefährdungsbeurteilung.

Schritt 2: Ausfüllen des Meldebogens

Möglicherweise sind Sie die erste Ansprechperson Ihrer Mitarbeiterin. Fragen Sie sie, ob sie die Personalabteilung bereits über die Schwangerschaft informiert hat. Falls nicht, bitten Sie Ihre Mitarbeiterin, dies schnellstmöglich zu tun.

Die Personalabteilung versendet nach Kenntnis der Schwangerschaft Ihrer Mitarbeiterin wichtige Informationen an Ihre Mitarbeiterin und an Sie. Sie erhalten ein Meldeformular des Regierungspräsidiums. Möglicherweise erfahren Sie erst über die Personalabteilung von der Schwangerschaft Ihrer Mitarbeiterin.

Bitte überprüfen Sie die Gefährdungsbeurteilung und konkretisieren bzw. ergänzen diese entsprechend des Arbeitsplatzes / der Tätigkeiten Ihrer Mitarbeiterin. Anschließend füllen Sie zusammen mit Ihrer Mitarbeiterin das Meldeformular des Regierungspräsidiums aus. Im Meldeformular müssen wichtige Angaben zum Arbeitsplatz und zu den Arbeitsbedingungen gemacht werden. Die wichtigsten Angaben haben Sie idealerweise bereits in der Gefährdungsbeurteilung gemacht und können diese in das Meldeformular übernehmen.

Schritt 3: Weiterleitung des Meldeformulars

Leiten Sie das fertig ausgefüllte und unterzeichnete Formular sowie eine Kopie der ergänzten Gefährdungsbeurteilung unverzüglich, spätestens innerhalb einer Woche, an die Personalabteilung weiter. Achten Sie gut auf die Situation der Schwangeren und reagieren ggf. auf Entwicklungen.

Die Personalabteilung sendet den Meldebogen an das Regierungspräsidium, das als Aufsichtsbehörde zuständig ist. Die Gefährdungsbeurteilung verbleibt in der Personalabteilung für eventuelle Rückfragen des Regierungspräsidiums.

Schritt 4: Aufbewahrung der Gefährdungsbeurteilung

Bitte bewahren Sie Ihre Kopie der Gefährdungsbeurteilung gut auf. Hierfür bietet sich der Arbeitsschutzordner der Arbeitssicherheit an. Dies dient nicht nur der Dokumentation sondern wird Ihnen auch zukünftig bei weiteren Schwangerschaften in Ihrem Arbeitsbereich helfen, einfach und schnell die erforderlichen Maßnahmen treffen zu können.