Geförderte Projekte 2020/21

Im September 2020 wurden zum ersten mal vier Projektvorhaben, getragen von neun Personen, für das Programm "Freedoms for Governance" ausgewählt. Ein Projekt musste pandemiebedingt pausieren - ein weiteres kam einige Monate später neu dazu.

Projekt: Lektoratsservice

Die Feinarbeit am Text, insbesondere in der Wissenschaftssprache Englisch, ist eine große Herausforderung, gerade für den wissenschaftlichen Nachwuchs. Da es derzeit an der Universität Konstanz kein systematisches Unterstützungsangebot gibt, bleibt nur die private Suche nach externen Dienstleister*innen - dies aber ohne Qualitätskontrolle oder soziale Gerechtigkeit. In jedem Fall geht viel Zeit verloren, die sonst in die Forschung investiert werden könnte.

Die Universität Konstanz könnte hier gezielt in einen Lektoratsservice investieren, um ihren Publikationsoutput und ihre internationale Sichtbarkeit durch qualitativ hochwertige Veröffentlichungen in angesehenen Journals zu erhöhen. Andere Universitäten haben bereits erfolgreich derartige Angebote geschaffen.

Im Rahmen des Projektes erstellen Heike Meyer und Stefanie Everke Buchanan (Schreibzentrum), unterstützt durch Jana Blahak (Doktorandin Lehrstuhl Seibel) nach universitätsinterner und -externer Recherche eine Übersicht und Empfehlung über Anforderungen und Organisation eines solchen Service, um dem Rektorat eine Entscheidungsgrundlage zu liefern.

Projekt: Robotic Process Automation

Robotic Process Automation (RPA) ist eine innovative Technologie und aktuell ein großer Digitalisierungstrend - vor allem im Finanzbereich. Standardisierte, repetitive Geschäftsprozesse werden von Software Robotern auf der Benutzeroberfläche des jeweiligen Programms ausgeführt. Für die Beschäftigten ergibt sich bereits durch die Automatisierung kleinerer Aufgaben eine deutliche Zeitersparnis, insbesondere über einen längeren Zeitraum betrachtet. Sie werden entlastet und gewinnen Freiräume für kreativere Aufgaben. Wie dies genau funktionieren kann, findet sich in diesem Beispiel.

Ziel des Projekts ist es zu evaluieren, ob die Einführung von RPA in der Haushaltsabteilung der Universität Konstanz sinnvoll und machbar ist, und wenn ja, für welche Prozesse dies möglich ist. Sollte der sogenannte Proof of Concept zu einem positiven Ergebnis führen, könnte dies einen deutlichen Innovationsschub bei standardisierten Geschäftsprozessen in der gesamten Universitätsverwaltung auslösen, ohne Eingriffe in die bestehende IT-Landschaft vornehmen zu müssen.

Das Projektteam, bestehend aus Sabina Josić (Abteilung Haushalt), Iris Maas, Christina Schmidt (beide Stabsstelle Controlling) und Melanie Steinwand (Stabsstelle Qualitätsmanagement), hat sich fundiert zum Thema RPA weitergebildet und sich mit Kollegen der Universität Bergen, Norwegen, vernetzt, wo RPA seit längerem eingesetzt wird. Aktuell werden geeignete Prozesse in der Haushaltsabteilung ausgewählt. In einer RPA Software Testversion soll anschließend ein Roboter für einen Modellprozess modelliert werden.

Projekt: Umwandlung von Papierformularen

Der erste Lockdown hat verdeutlicht, wie umständlich Prozesse ablaufen können, wenn Papierformulare verwendet werden: Ausdrucken, von Hand ausfüllen, entweder per Post verschicken oder scannen und verschicken. Die nächste Stelle muss es wieder ausdrucken und von Hand bearbeiten.

Das Projekt hat sich zum Ziel gesetzt, Arbeitsabläufe komfortabler, benutzerfreundlicher und ressourcensparender zu gestalten. Das spart Zeit und schont die Nerven.

Als erstes sollen die Formulare des Fachbereichs Philosophie in digitale Dokumente umgewandelt werden. Unabhängig vom Endgerät (PC, Tablet, Smartphone) sollen sie als PDF oder im Browser bequem ausgefüllt, weitergeleitet oder ausgedruckt werden. Daten, die in Datenbanken der Universität gespeichert sind, sollen von jeder Abteilung der Universität automatisch übernommen werden können. Auch die Ablage von Dokumenten wird einfacher. Mühsames Suchen in physischen Ordnern entfällt, da digitale Dateien quasi per Knopfdruck gefunden werden können.

Die so entstandenen Formulare können später von anderen Bereichen der Universität als Vorlagen verwendet werden, so dass die ganze Universität vom Projekt profitiert.

Das Projekt treiben Anne Mone Sahnwaldt und Stefanie Kupsch in Kooperation mit der Stabsstelle Qualitätsmanagement voran. Beide arbeiten im Fachbereich Philosophie als Sekretärinnen für jeweils einen Lehrstuhl bzw. zusätzlich im Prüfungssekretariat des Fachbereichs.

Projekt: Agile UX Design angewandt auf den Konstanzer Gremienprozess

Am Gremienprozess einer Universität sind viele Akteure beteiligt, sowohl in der Vor- und Nachbereitung als auch in den Gremiensitzungen. Ein Gremien-Management-System soll allen Gremienbeteiligten unkomplizierte Zusammenarbeit ermöglichen, Arbeitsgänge automatisieren und die Erstellung einheitlicher, korrekter Beschlussvorlagen erleichtern. Gremienvorlagen und -beschlüsse werden im System archiviert und können somit leicht wiedergefunden werden.

Durch Datenerhebung mit den Gremienbeteiligten, durch Modellierung und Analyse von Problemen und Barrieren soll der gesamte Gremienprozess der Universität Konstanz mit den Methoden des Agile UX Design analysiert werden. Darauf gestützt soll ein Anforderungskatalog erstellt werden, anhand dessen eine summative Evaluation kommerziell erhältlicher Gremiensoftware durchgeführt werden kann.

Das Projekt wird durchgeführt von Helgard Fischer (Referentin der Mathematisch-Naturwissenschaftlichen Sektion) in enger Zusammenarbeit mit der Gremienprozessgruppe (Maren Rühmann, Melanie Steinwand, Xenia Schmidt).