Finanzen: Ein wichtiger Punkt bei der Veranstaltungsplanung

Finanzplan

Alle Einnahmen und Ausgaben einer Veranstaltung müssen über den Universitätshaushalt abgewickelt werden. Die Haushaltsabteilung berät Sie gern in allen finanziellen Angelegenheiten

Binden Sie die Haushaltsabteilung bitte frühzeitig in die Planung mit ein. Senden Sie ihr den Entwurf des Veranstaltungsprogramms und einen Finanzplan zu, dann wird ein Projekt-Konto für Sie eingerichtet.

Ein Finanzplan (nach Login in der Downloadbox rechts verfügbar) enthält alle Einnahmen und Ausgaben, wobei die Einnahmen die Ausgaben mindestens ausgleichen sollten. Mit diesem Plan können Sie die Finanzen überwachen und die Veranstaltung besser planen.

Zum Verständnis: Es sind bewusst auch Posten aufgeführt, die keine Gebühren/Mieten verlangen, um den größtmöglichen Überblick zu schaffen. Die Auflistung ist, aufgrund der vielen Veranstaltungsformen, nicht immer vollständig.

Bankverbindung

Zum 1. Februar 2014 hat die Universität Konstanz das herkömmliche Zahlverfahren auf das nun europaweit einheitliche SEPA-Zahlverfahren umgestellt. Bitte geben Sie also künftig bei Zahlungen (z. B. Reisekosten, Gastvorträge, Erstattungen) immer IBAN und BIC an.

Bankverbindung der Universität Konstanz:

BW-Bank Konstanz
IBAN: DE92 6005 0101 7486 5012 74
BIC: SOLADEST600

Verwendungszweck: [Name Ihrer Veranstaltung]

Kreditkartenzahlung

Grundsätzlich ist es möglich, Teilnahmegebühren online per Kreditkartenzahlung zu überweisen. Bei Bezahlung per Kreditkarte bekommt der Empfänger (d. h. Sie bzw. die Universität) jedoch nicht den vollen Betrag der Einzahlung, sondern es wird eine Kreditkartengebühr von circa 4,5 % abgezogen. Diese Mindereinnahmen müssen bei der Kalkulation der Teilnahmegebühren berücksichtigt werden. Übrigens: Überweisungen innerhalb Europas sind gebührenfrei.

Für weitere Fragen zu den Zahlungsmodalitäten steht Ihnen gern die Universitätskasse zur Verfügung.

Verträge

  • Verträge über Lieferungen und Leistungen zu Lasten von Haushalts- und Drittmitteln kann nur die Universitätsverwaltung (Haushaltsabteilung/Zentraler Einkauf) abschließen.
  • Verträge zur Beschäftigung von Arbeitskräften schließt, auf Ihren Antrag, ausschließlich die Personalabteilung ab. Aber Vorsicht: Werkverträge und sonstige Verträge fallen in die Zuständigkeit der Haushaltsabteilung!
  • Verträge mit Sponsoren müssen von der Haushaltsabteilung unterzeichnet werden. Nutzen Sie hierzu am besten unsere Vorlage für einen Sponsoringvertrag (nach Login in der Downloadbox rechts verfügbar). Falls größere inhaltliche Änderungen an der Vorlage gemacht werden, lassen Sie diese noch einmal prüfen. Fertigen Sie zwei Verträge zur Unterzeichnung durch den Sponsor an und geben Sie beide vom Sponsor unterzeichneten Verträge an die Haushaltsabteilung (der Sponsor erhält dann ein unterschriebenes Exemplar zurück).
  • Für das Engagement von Musikern ist ein Gastspielvertrag (nach Login in der Downloadbox rechts verfügbar) notwendig, der die Rahmenbedingungen regelt. Denken Sie auch daran, gemapflichtige Musikaufführungen bei der GEMA anzumelden.