Projektplanung

Starten Sie bei großen internationalen Tagungen (zwischen 200 bis 800 Teilnehmende) mindestens 18 Monate vorher, bei kleineren Veranstaltungen spätestens neun Monate vorher, um geeignete Räumlichkeiten an der Universität zu reservieren, Engpässe bei der Hotelbuchung zu vermeiden, Fördermittel zu beantragen und hochkarätige ReferentInnen zu gewinnen.

Von der richtigen Terminplanung kann der Erfolg Ihrer Veranstaltung abhängen. Eine unüberlegte Auswahl kann zu Terminkollisionen und somit zu ausbleibenden Teilnehmenden führen. Prüfen Sie deshalb vorher sorgfältig, ob Parallelveranstaltungen in Ihrer wissenschaftlichen Community oder lokale bzw. überregionale Veranstaltungen stattfinden.

Die Räumlichkeiten der Universität Konstanz stehen grundsätzlich für wissenschaftliche Veranstaltungen kostenfrei zur Verfügung. Durch die hohe Auslastung während der Vorlesungszeit sind Räume in der Regel nur am Wochenende und in der vorlesungsfreien Zeit verfügbar. Sprechen Sie Ihren Raumbedarf deshalb frühzeitig mit der Lehrraumvergabe  ab.

Bedenken Sie bereits bei der Terminauswahl die Verfügbarkeit der Räume.

Wie finanziert sich Ihre Veranstaltung? Überschlagen Sie zu Anfang die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben. Welche Teilnahmegebühren, Fördergelder, Einnahmen durch eine Fachausstellung oder Ähnliches stehen zur Verfügung?

Beachten Sie auch, dass Anträge auf Förderung von Veranstaltungen oft frühzeitig zu stellen sind (bei der DFG muss der Antrag beispielsweise zwölf Monate vor dem Veranstaltungstermin eingegangen sein).

Bei der Kalkulation Ihrer Veranstaltung kann Ihnen unsere Finanzplanvorlage hilfreich sein.

Dass Konstanz landschaftlich wunderbar gelegen ist wissen Sie selbst. Das bringt mit sich, dass es von Mai bis September sehr schwierig werden kann, für eine größere Personengruppe geeignete Hotelzimmer zu bekommen. Fragen Sie noch in der Konzeptionsphase bei der Tourist-Information (Marketing & Tourismus Konstanz GmbH) nach einem Hotelkontingent.

Renommierte Referentinnen und Referenten – die es Ihnen einfacher machen Ihre Zielgruppe zu mobilisieren – machen ihre Terminplanung oft für mehrere Monate im Voraus.

Fragen Sie diese deshalb frühzeitig an.

Sie haben ein grobes Konzept Ihrer Veranstaltung mit den oben genannten Punkten zusammengestellt. Gehen Sie jetzt einen Organisationsschritt weiter und bilden das Projekt im Projektstrukturplan ab. So sind alle nötigen Arbeitspakete, Teilaufgaben, Verantwortlichkeiten und Termine sowie Zeitaufwand festgehalten.

Erstellen Sie einen detaillierten Zeitplan, in dem Sie penibel aufführen, was bis wann geregelt sein muss: Auswahl und Einladung von Hauptrednern, Abgabe von Finanzierungsanträgen, Einreichung von Vorschlägen für Vorträge, Programmfestlegung, Teilnehmerregistrierung, Personalrekrutierung oder Abrechnung mit Sponsoren und Drittmittelgebern.

Der Ablaufplan (nach Login in der Downloadbox rechts verfügbar) ist die Vorstufe des Terminplans und von spezifischen Checklisten (nach Login in der Downloadbox rechts verfügbar). Er legt die Abfolge der einzelnen Arbeitspakete für das Projekt fest. Seine Basis ist der Projektstrukturplan.  

Einen Flyer oder eine Website zu entwickeln ist in der Regel notwendig, aber bei weitem nicht hinreichend. Entscheidend sind Ihre Vertriebswege. Wie wird Ihre Zielgruppe auf die Website aufmerksam? Welche Adressdatenbank steht Ihnen zum Versenden der Flyer zur Verfügung? Allgemeine Versandaktionen an Institutionen haben einen großen Streuverlust. Gibt es Erfahrungswerte von vorhergehenden Veranstaltungen? Vielleicht sogar eine Adressdatenbank? Überlegen Sie zudem, welche Personen Sie gezielt ansprechen können.

Insbesondere auch für öffentliche Veranstaltungen (Vorträge, Podiumsdiskussion, Ausstellungen etc.) können Ihnen auch unsere Hinweise auf der Website zur Bewerbung von Veranstaltungen helfen, die nötige Sichtbarkeit  zu erzeugen.

Legen Sie zu Beginn der Planung fest, wer in das Programmkomitee, das Organisationskomitee und das Sekretariat vor Ort gehört und wer dort welche Aufgaben wahrnimmt. So vermeiden Sie, dass Sie zwar mit der Unterstützung von KollegInnen rechnen, diese das aber eventuell anders verstanden haben. Unterstützung kann 3 Stunden bei der Programmauswahl bedeuten oder 60 Stunden bei der Programmentwicklung. Sprechen Sie im Vorfeld klar über Ihre Erwartungen bezüglich der Projektmitarbeit.

Für die Einwerbung beziehungsweise Verwendung von Drittmitteln gibt es juristische Vorgaben. Wer dagegen verstößt, kann strafrechtlich verfolgt werden. Deshalb vorher bei der Haushaltsabteilung nachfragen und gegebenenfalls Drittmittelverfahren durchführen.