Wie behält man den Überblick über die Anmeldungen für eine Veranstaltung?

Was ist das Teilnehmenden-Management?

Der Begriff Teilnehmenden-Management umfasst alle diejenigen Prozesse, die direkt mit den Teilnehmer*innen der Veranstaltung in Verbindung stehen. Das Teilnehmendenmanagement teilt sich dabei in Vorgänge vor, während und nach der Veranstaltung auf.  

  • Vor der Veranstaltung: Teilnehmer*innenkommunikation (z.B. per Website), Buchungsformular, Teilnahmeregistrierung und Zahlungsmanagement, ev. Reiseplanung, Beitragsmanagement (Abstract-Handling für Beitragsformate wie Vortrag, Poster etc.)
  • Während der Veranstaltung: Teilnehmer*innenkommunikation, Teilnahmeregistrierung und -anmeldung am Registrierungscounter, Namensschilder und Teilnahmeunterlagen (z.B. Tagungstasche mit Programmheft etc.), Koordination der Teilnehmer*innen am  wissenschaftlichen Programm (Workshops und Seminare etc.) sowie Rahmenprogramm (Bootsfahrt, Konferenzdinner, Stadtführung etc.)
  • Nach der Veranstaltung: Teilnehmer*innenkommunikation, Feedback, Datenerfassung, Analyse, Abrechnungen

Bei kleineren Veranstaltungen (bis ca 50, 75, 100 Personen) lassen sich diese einzelnen Prozesse gut selbst organisieren: Sie können ein Anmeldeformular in Typo3 selbst erstellen und die Daten selbständig verwalten. Rechungen stellen Sie in regelmäßigen Abständen per Seriendruck her und versenden Sie an die Teilnehmer*innen per Email. Die Zahlungseingänge kontrollieren Sie zusammen mit der Haushaltsabteilung. Wichtig ist die Aufbewahrung der Rechnungen, auch dazu sprechen Sie bitte mit der Haushaltsabteilung.

Bei mittelgroßen (bis 200 Personen) und großen Veranstaltungen (ab 200 Personen) wird empfohlen, die Unterstützung und Expertise eines geeigneten Dienstleisters in Anspruch zu nehmen. Ein paar Anbieter haben wir im Kasten rechts aufgeführt (nach Anmeldung mit Ihrem Uniaccount sichtbar).

Zeitrahmen und Kosten: Beginnen Sie die Planung Ihrer Anmeldemaske frühzeitig, mit Korrekturschleifen etc. benötigen Sie etwa 4-6 Wochen, um eine Anmeldung online zu stellen. Die Buchung eines externen Dienstleisters ist kostenpflichtig. Sie können, je nach Aufwand der abgefragten Daten und der eingesetzten Servicemodule für z.B. das Abstract-Handling, mit Kosten zwischen 10 und 15 Euro je Teilnehmer*in rechnen. Kalkulieren Sie das in Ihre Teilnahmegebühr ein (siehe Finanzplanung). Bedenken Sie auch den zeitlichen Aufwand, den Sie bis zur Tagung für die Anmeldungsorganisation haben (Kommunikation mit den Teilnehmenden, Rechnungstellung...), stellen Sie die Ressourcen dafür frühzeitig bereit (zum Beispiel Aufstockung im Sekretariat, Hiwistellen zur Unterstützung etc.). 

Bitte beachten Sie bei der Erstellung eines Anmeldeformulars die Datenschutzrichtlinien. Die Informationen zum Datenschutz müssen für die Anmeldenden einsehbar sein und deren Akzeptanz im Anmeldeprozess bestätigt werden. Auch der Hinweis zur Nutzung von Fotos und Videos, die während der Veranstaltung gemacht werden, sollte am besten bereits bei der Anmeldung einsehbar sein und von den Teilnehmenden im Anmeldeprozess bestätigt werden.